Hello Rajon

Eid mubarak!

অনেক স্টুডেন্টই প্রফেসরকে এপ্রোচ করার জন্য প্রথম ইমেইলটার সেম্পল চায়। এই ইমেইলটা এমন ভাবে লিখতে হবে যেনো প্রফেসর আপনার প্রতি ইন্টারেস্টেড ফীল করেন। যদি ইমেইলটা পড়ে তিনি আপনার প্রতি ইন্টারেস্ট ফীল না করেন, তাহলে তিনি আপনাকে ইমেইলের রিপ্লাই দিবেন না।

তাই প্রফেসরকে প্রথম যে ইমেইলটা পাঠাতে হয় তার একটা সেম্পল এদিকে রেডি করে দিচ্ছি। যে কেউ চাইলে এই স্ট্রাকচারে ইমেইল লিখতে পারেন, অনেকেই এই ফরম্যাটে ইমেইল পাঠিয়ে রিপ্লাইও পেয়েছে।

1. Salutation
Dear Professor Robert, (ডিয়ার প্রফেসর এর পরে ওনার নামের শেষ অংশ ব্যবহার করতে পারেন আবার না করলে সমস্যা নাই। তবে কোনভাবেই Dear Sir / Dear Madam বলে সম্বোধন করা যাবে না।)

2. Greetings
Good day to you. Hope this email finds you well.

3. Short Self Introduction
My name is Billal Hossain. I am currently pursuing a graduate degree in International Relations at Hitotsubashi University in Tokyo, Japan, and I am originally from Bangladesh.

(যেহেতু আমরা প্রথম ইমেইলের সাথে সিভি দিবো তাই এদিকে নিজের পুরো পরিচয় দেবার দরকার নেই। শুধু বর্তমান কোর্স, বিশ্ববিদ্যালয় আর দেশের নাম বললেই হবে। এদিকে কোন কোন কোর্স পড়েছেন, আপনার সিজিপিএ কত, আপানর অন্যান্য ডিটেইলস বলার কোন দরকার নাই।)

4. Your Objective / Desire
I am writing to express my interest in pursuing a Masters / PhD under your supervision. My research interest lies in the field of green innovation and international relations, particularly how international collaboration can help developing countries overcome the challenges of implementing green innovation.

(আপনি কোন কোর্সে ভর্তি হতে চান ও আপনি কোন বিষয়ে পড়তে চান শুধুমাত্র তা হবে। বাড়তি কিছুই আসবে না।)

5. Professor's Academic Profile (V.V.I.) (এই অংশের মধ্য দিয়ে আপনি প্রফেসরকে বুঝাবেন, আপনি তার প্রোফাইল দেখেছেন এবং প্রফেসরের রিসার্চ ফিল্ড আর আপনার ফিল্ড এলাইন করে।)

While exploring your academic profile, I found that your research on international governance and policy cooperation strongly relates to my research interests. Your work on this area has greatly inspired me, and in particular, your recent publication titled "International collaborations in green energy technologies: The role of multidimensional factors of green innovation..........." closely aligns with my research interests.

6. Your Research Interest (V.V.I) (এখানে আপনি এবার নিজের ইন্টারেস্টের ব্যাখ্যা দিবেন এবং এই অংশকে অবশ্যই আগের অংশ মানে ৫ নাম্বারের সাথে এলাইন করে দেখাতে হবে।)

My intended research focuses on understanding why some bilateral collaborations for green innovation in developing countries succeed while others fail. In particular, I am interested in examining the role of policy alignment and investment structure in shaping the success of such collaborations.

7. Gap, Sample, Method (এদিকে আগের করা কাজের লিমিটেশন, ওনার আন্ডারে সিলেক্ট হলে কি করবেন, কিভাবে করবেন তার একটা এক্সপেক্টেড পদ্ধতির কথা বলবেন। এটা ফিক্সড না, এটা পরিবর্তন করতে পারবেন, তবে এটার মাধ্যমে প্রফেসর বুঝবে আপনার একটা নির্দিষ্ট প্লান ও গোল আছে।)

In my undergraduate thesis, I focused on the implementation of green innovation in LDCs (Least Developed Countries). However, at that time I realized that domestic factors alone are not sufficient for implementing green innovation. Therefore, international collaboration becomes essential. In this regard, I would like to focus on collaborative projects and analyze their implementation by highlighting selected sample projects over a certain period of time.

8. Conclusion (আর বলার কিছু নেই, এবার শেষ করবো। মনে রাখবেন প্রফেসররা বাড়তি কথা ও লম্বা ইমেইল পছন্দ করে না।)

I would be deeply honored if you would consider the possibility of supervising my research. If you find my research interests relevant to your research agenda, I would be happy to provide my research proposal, Statement of Purpose (SOP), undergraduate thesis, or any additional documents at your convenience. For your kind consideration, I have attached my CV to this email.

Thank you very much for your time and consideration. I look forward to hearing from you at your convenience.

Best regards,
Billal Hossain

ব্যাস এতটুকুই! এবার সৃষ্টিকর্তার নাম স্মরণ করে সেন্ড করে দিন। আর কিছু টিপসঃ

১। মেইলে কঠিন কঠিন শব্দ ও কম্পাউন্ড সেনটেন্স লিখবেন না।
২। সিভি ছাড়া নিজে থেকে আর কিছু দিবেন না।

৩। মেইল সেন্ড করার আদর্শ সময় সোমবার থেকে বৃহস্পতিবার।
৪। মেইলে নিজের কোন এচিভমেন্ট বা কো কারিকুলার এক্টিভিটি যদি আপানর স্টাডির সাথে রিলেটেড না হয় তাহলে তা উল্লেখ করবেন না।

৫। আপনার যদি পাবলিশড পেপার থাকে এবং তা যদি এই কোর্সে পড়ার সাথে রিলেটেড হয় তাহলে তা এই ইমেইলের ৩ নাম্বার অংশে উল্লেখ করে দিবেন।
৬। আপনার রিসার্চ প্রপোজাল, এসওপি, পার্সোনাল স্টেটমেন্ট, আগের থিসিস পেপারের এক্সিকিউটিভ সামারি রেডি না করে ভুলেও প্রফেসরকে ইমেইল করবেন না। যদি প্রফেসর রিপ্লাই দেন, তাহলে যত দ্রুত সম্ভব আপনি তাকে আবার রিপ্লাই দিবেন।

৭। ইমেইলের রিপ্লাই না পেলে সাধারনত কোন রিমাইন্ডার ইমেইল দেওয়া শোভনীয় না, একান্তই যদি দিতে চান তাহলে অন্তত সপ্তাহখানেক পরে দিবেন।
৮। মেইল সেন্ড করবেন একটা ফর্মাল আইডি থেকে যেমন [email protected] অনেকেই দেখি এমন আইডি থেকে মেইল সেন্ড করে [email protected] এটা দেখতে, পড়তে ও উচ্চারণ করতে সমস্যা!

আমি কথা দিচ্ছি এভাবে যদি আপনি অন্তত ৫ জন প্রফেসরকে ইমেইল দেন তাহলে অন্তত ১ জন হলেও আপনাকে রিপ্লাই দিবেন, ইনশাল্লাহ। এই যে বলেন, মেইলের পর মেইল দেই, রিপ্লাই পাই না, এই অবস্থা ইনশাল্লাহ কেটে যাবে।

চেষ্টা করে যান। দেবার মালিক আল্লাহ ।

বিল্লাল হোসাইন
পিএইচডি রিসার্চার
NB: pic for attention