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Thème 2: Processus de traitement des pièces comptables en entreprise

Toutes les opérations financières au sein d'une entreprise se matérialisent généralement par des éléments de preuves appelés Pièces Comptables. Ces pièces sont de divers ordres (factures, pièces de caisse, reçus de Banque, avis d'imposition, etc.). Le traitement de ces pièces se fait en plusieurs étapes de leur entrée dans le circuit jusqu'à leur archivage.

Ainsi, le processus de traitement est le suivant: Réception > Acheminement vers le service comptabilité > Traitement proprement dit > Archivage.

1) Réception
Il s'agit de l'entrée des pièces au sein de l'entreprise, les sources sont multiples: factures d'achat, factures fournisseurs, règlement d'impôts, versement bancaire, Travaux d'entretien, etc.

2) Acheminement vers la comptabilité
Dans certains cas, la réception des pièces se fait au standard de l'entreprise qui se chargera plus t**d de les acheminer auprès de la Comptabilité. Dans d'autres cas le dépôt des pièces se fait directement au service concerné.

3) Traitement proprement dit
Les pièces qui sont reçues par le comptable font tout d'abord l'objet d'un contrôle de conformité ( il s'agit de vérifier les éléments de fond mais aussi de forme de la pièce : cachet, informations sur l'émetteur, date, etc.) Par la suite le comptable procédera à un classement par nature et par date des pièces avant de les enregistrer dans les livres comptables ( imputation et saisie) à la suite de quoi elles seront archivées.

4) Archivage
L'archivage est l'ensemble des techniques et moyens employés pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu'à leur destruction éventuelle. Ainsi après le traitement, les pièces comptables se doivent d'être archivées pour utilisation ultérieure. Il est important de préciser que l'archivage se fait par nature de documents et par ordre chronologique. Le code du commerce recommande également une conservation des pièces comptables *10 ans* à compter de la date de clôture d'un exercice

En somme, nous pouvons dire que le processus de traitement des pièces comptables au sein d'une entreprise est une opération délicate mais aussi très importante car elle permet non seulement de mettre à jour les livres comptables et suivre l'activité de près mais aussi de conserver les éléments justificatifs des transactions.
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