Kompas Marki

3 TIP-y, bez których Twój event pewnie wypali, ale Ty zamienisz się w dymiący wulkan stresu

1. Rozpoczęcie z dużym zapasem czasowym⏳, aby móc spokojnie, rozważnie wybrać odpowiednie miejsce i rozpocząć dobrze zaplanowaną kampanię sprzedażową. Im szybciej je zarezerwujesz, tym większa dostępność miejsc do wyboru.

2. Budżet💰Musisz się liczyć z tym, że zorganizowanie dobrej jakości konferencji to duże pieniądze, które często trzeba “wyłożyć”, zanim mamy pewność, czy się zwrócą.

3. Racjonalna ocena swoich możliwości 🏋️‍♀️ Konferencja to naprawdę duże przedsięwzięcie. Potrzebujesz zgromadzoną społeczność, dobry pomysł, ludzi wokół, którzy będą Cię wspierać. To raczej nie jest dyscyplina solo, a sport drużynowy. Napisz do mnie na [email protected] , jeśli będziesz potrzebować pomocy.

Nie będę ukrywać, że cały proces organizacji wydarzenia jest wymagający, chwilami frustrujący (bo często nie wszystko zależy od Ciebie), stresujący (czy identyfikatory dotrą na czas?!). Ale i bardzo satysfakcjonujący 🙂. Bo czy może być inaczej, jeśli uczestnicy oceniają organizację i atmosferę konferencji niemal na same 5? 👍

Są zadania, których nie widać z pozycji uczestnika, ale organizator widzi je nawet we śnie. 🫣

Wpisz je do notatnika, śpij spokojnie i oszczedź na melisie. 😉

👉 Wybór miejsca i dogranie szczegółów.
Dopóki nie zaczęłam organizować wydarzeń, nie miałam pojęcia, na ile szczegółów trzeba zwracać uwagę. Są to np.: parking, dostępność pokoi, catering - na początek. Dobry dostęp do internetu. Wygodne krzesła. Dobre zaplecze techniczne. Dojazd komunikacją miejską. Kontakt z menedżerem hotelu itd.

👉 Kontakt z prelegentami i partnerami wydarzenia.
Każda osoba otrzymuje personalizowane pakiety materiałów, podpisywanie umów, dopytywanie o szczegóły prezentacji, uzgadnianie terminów na nagrywanie webinarów poprzedzających konferencję. Im bliżej konferencji, tym bardziej moja skrzynka e-mail i telefon płoną.

👉 Marketing i sprzedaż
Bilety same się nie sprzedają. Potrzeba ogromnego zaangażowania, aby wypełnić salę konferencyjną. Posty, rolki, webinary, newslettery, live’y - to wszystko musi być przemyślane, spójne i zgodne z wartościami marki, która stoi na czele wydarzenia.

👉 Dobór gadżetów. Kontakt z drukarniami, producentami koszulek, gadżetów. Wybór dobrej jakości przydatnych gadżetów to z jednej strony fajna, kreatywna praca. Z drugiej strony to spora odpowiedzialność, bo nie chcemy zamówić setek sztuk czegoś, co będzie bezużyteczne i nieatrakcyjne.

😂 I kiedy myślisz, że już po wszystkim (nareszcie odpoczynek!) … to uświadamiasz sobie, że organizacja nie kończy się w ostatnim dniu konferencji.
Trzeba jeszcze przesłać materiały dla uczestników, zadbać o kontakt z fotografką i specjalistką od wideo-relacji, podziękować wszystkim zaangażowanym, opublikować relacje, napisać podsumowania i… zacząć zbierać zainteresowanych na kolejną edycję. 😃

Bez względu na to, jak mocno się przygotujesz, jak dokładnie rozpiszesz projekt, to zawsze podczas samego eventu coś zaskoczy i trzeba szykować rozwiązania na gorąco. Trzeba być elastycznym i umieć odnaleźć się w niespodziewanych sytuacjach.

TIP📌Najważniejsze to zachować spokój (i uśmiech dla gości, nawet jak Ci nie do śmiechu). Nie ma sytuacji bez wyjścia. Dasz radę! 🦸‍♀️ Po pomoc pisz do nas : [email protected]