Digitalize

A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, etc) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuários.

A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a uma rede ou à internet.

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A rapidez na localização da informação e de documentos em geral é, atualmente, uma das principais prioridades das empresas.

Nesse aspecto, a maior dificuldade está no manuseio de papéis. São itens como relatórios, correspondências, fax, tabelas, processos, e-mail, e muitos outros. Todos contêm informações que precisam ser cuidadosamente analisadas.

Com o avanço tecnológico, principalmente nas ultimas décadas a quantidade de informação tem aumentado em proporção geométrica. Como exemplo, no escritório Emerenciano, Baggio e Associados – Advogados, observou-se um aumento muito grande no número de processos, nos últimos 2 anos.

Sendo assim, a empresa identificou a necessidade de implantação de um Sistema de Digitalização e GED com as seguintes características:

Hardwares e softwares de ponta;
Digitalização dos Documentos de forma organizada e criteriosa;
Auditoria nos Documentos Digitalizados;
Edição dos Arquivos Digitalizados;
Padronização: Formato do Arquivo e Nomenclatura das peças Processuais;
Armazenamento confiável;
Disponibilização dos documentos de forma segura e eficiente;
Um sistema disponibilizado pela Internet, possibilitando o acesso de qualquer lugar do mundo.

O sistema, concebido nessas bases, garante a maximização de eficiência, confiança no conteúdo, ganho de tempo e conseqüente redução de custos.