Active_Audit Firm

အသေးစားလုပ်ငန်းဖြစ်စေ၊ အကြီးစားလုပ်ငန်းဖြစ်စေ စာရင်းထိန်းချုပ်မှုစနစ် (Internal Control System) ဟာ လုပ်ငန်းတစ်ခု အောင်မြင်စွာ ရပ်တည်လည်ပတ်နိုင်ဖို့အတွက် အလွန်အရေးကြီးပါတယ်။
အသေးစားလုပ်ငန်းတွေမှာ စာရင်းထိန်းချုပ်မှုစနစ် ရှိခြင်းကြောင့် ရရှိမယ့် အဓိက အကျိုးကျေးဇူးတွေကတော့-
၁။ လိမ်လည်မှုနှင့် အမှားအယွင်းများကို ကာကွယ်ခြင်း (Preventing Fraud and Errors)
• အသေးစားလုပ်ငန်းများသည် လိမ်လည်ခံရနိုင်ခြေ ပိုများပါတယ်။ အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော် ဝန်ထမ်းဦးရေ နည်းပါးခြင်းကြောင့် ငွေကြေးစီမံခန့်ခွဲမှု တာဝန်များကို လူတစ်ဦးတည်းက စုပြုံကိုင်တွယ်ရလေ့ရှိပါတယ်။
• ထိန်းချုပ်မှုစနစ်များ (ဥပမာ- စာရင်းစစ်ခြင်း၊ ငွေထုတ်ချေးခြင်းနှင့် စာရင်းသွင်းခြင်းကို လူနှစ်ဦး ခွဲလုပ်ခြင်း) ကို ထားရှိခြင်းဖြင့် ဝန်ထမ်းများက ငွေကြေးအလွဲသုံးစားလုပ်ဖို့ အခွင့်အရေးကို လျှော့ချပေးနိုင်ပါတယ်။
• လူ့အမှားအယွင်း (Human Error) များကိုလည်း လျင်မြန်စွာ ရှာဖွေတွေ့ရှိပြီး ပြင်ဆင်နိုင်ပါတယ်။
၂။ ပိုင်ဆိုင်မှုများအား ကာကွယ်စောင့်ရှောက်ခြင်း (Safeguarding Assets)
• လုပ်ငန်းရဲ့ ငွေသား၊ ဘဏ်စာရင်း၊ ကုန်ပစ္စည်းလက်ကျန် (Inventory) နှင့် ပစ္စည်းကိရိယာများ (Assets) ကို ခိုးယူခြင်း၊ ပျက်စီးခြင်း၊ အလွဲသုံးစားပြုလုပ်ခြင်းတို့မှ ကာကွယ်ပေးပါတယ်။
• ဥပမာ- ကုန်ပစ္စည်းဝင်/ထွက် မှတ်တမ်းများကို စနစ်တကျထားရှိခြင်း၊ ငွေသားကို လုံခြုံစွာ သိမ်းဆည်းခြင်း။
၃။ စာရင်းအင်း မှန်ကန်တိကျစေခြင်း (Ensuring Accurate Financial Reporting)
• စာရင်းထိန်းချုပ်မှုစနစ်ကောင်းမှသာ လုပ်ငန်းရဲ့ ဝင်ငွေ၊ အသုံးစရိတ်၊ အကျိုးအမြတ် စတဲ့ ဘဏ္ဍာရေး အချက်အလက်တွေက မှန်ကန်တိကျပါလိမ့်မယ်။
• ဒီလို မှန်ကန်တဲ့ အချက်အလက်တွေကမှ လုပ်ငန်းပိုင်ရှင်အနေနဲ့ စီးပွားရေး ဆုံးဖြတ်ချက်မှန်တွေကို ချမှတ်နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ (ဥပမာ- ကုန်ကျစရိတ်ကို ဘယ်လောက် လျှော့ချရမလဲ၊ ရင်းနှီးမြှုပ်နှံမှု အသစ်တွေ လုပ်သင့်သလား)။
၄။ စည်းမျဉ်းလိုက်နာမှု (Compliance)
• အခွန်ပေးဆောင်မှုများ၊ လုပ်ငန်းမှတ်ပုံတင်ခြင်းဆိုင်ရာ လိုအပ်ချက်များနဲ့ ဥပဒေစည်းမျဉ်းတွေကို အမှားအယွင်းမရှိ လိုက်နာနိုင်ဖို့ ကူညီပေးပါတယ်။
အသေးစားလုပ်ငန်းများအတွက် လက်တွေ့ကျသော ထိန်းချုပ်မှု နည်းလမ်းများ
လုပ်ငန်းသေးလို့ စနစ်ကြီးကြီးမားမား မလုပ်နိုင်ရင်တောင် အောက်ပါ ရိုးရှင်းတဲ့ အခြေခံအချက်တွေကို လုပ်ဆောင်သင့်ပါတယ်-
1. တာဝန်ခွဲခြားသတ်မှတ်ခြင်း (Segregation of Duties): ငွေလက်ခံသူ၊ ငွေထုတ်ပေးသူ၊ နဲ့ စာရင်းသွင်းသူကို တတ်နိုင်သမျှ လူတစ်ဦးစီ ခွဲခြားပေးပါ။ လူတစ်ဦးတည်းက အစအဆုံး လုပ်ပိုင်ခွင့် မပေးသင့်ပါဘူး။
2. ဘဏ်စာရင်း ညှိနှိုင်းစစ်ဆေးခြင်း (Bank Reconciliation): ဘဏ်ရှင်းတမ်း (Bank Statement) ကို လစဉ် ပုံမှန် စစ်ဆေးပါ။ လုပ်ငန်းစာရင်းနဲ့ ဘဏ်စာရင်းက တိုက်ဆိုင်မှု ရှိ/မရှိ သေချာစစ်ဆေးပါ။
3. ခွင့်ပြုချက် ရယူခြင်း (Authorization): လုပ်ငန်းပိုင်ရှင် သို့မဟုတ် တာဝန်ရှိသူတစ်ဦးကသာ ငွေထုတ်ခြင်း၊ အဓိက ဝယ်ယူမှုများ ပြုလုပ်ခြင်း၊ သို့မဟုတ် အရေးကြီးသော စာချုပ်စာတမ်းများ လက်မှတ်ထိုးခြင်းအတွက် ခွင့်ပြုချက် ပေးသင့်ပါတယ်။
4. မှတ်တမ်း အပြည့်အစုံထားရှိခြင်း (Documentation): အသုံးစရိတ်တိုင်းအတွက် ပြေစာ (Receipt) သို့မဟုတ် ဘောက်ချာ (Voucher) အပြည့်အစုံကို စုဆောင်းသိမ်းဆည်းထားပါ။
5. လုပ်ငန်းနှင့် ကိုယ်ပိုင်ငွေကို ခွဲခြားခြင်း (Separate Finances): လုပ်ငန်းအတွက် သီးခြားဘဏ်စာရင်းထားရှိပြီး ကိုယ်ပိုင်ငွေကြေးနဲ့ လုံးဝမရောထွေးပါစေနှင့်။