ASW Accounting

Petty Cash Book ( 5 )
----------------------------------
(2) Analytical Petty Cash Book

ဒီတစ်ခုက Petty Cash book စာရင်း ပုံစံ နှစ်ခုထဲမှာ ဒုတိယ တစ်ခုပေါ့ ဒါပေမယ့် လုပ်ငန်းခွင်တွေမှာတော့ ဒီ နံပါတ် ( 2 ) ကို အသုံးများလေ့ရှိကြပါတယ် 😊

Simple Petty Cash Book နဲ့မတူတာက အသုံးစရိတ်တွေသုံးလို့ credit side မှာ စာရင်းသွင်းတဲ့အခါ သက်ဆိုင်ရာ စာရင်းခေါင်းစဥ် တစ်ခုစီခွဲပြီး ရေးသွင်းတာပါပဲ

အရင်တစ်ခေါက်က ဥပမာလေးတွေနဲ့ပဲ ကြည့်ရအောင် 😁

ပုံကို ကြည့်ရင် 🤔🤔🤔

01-10-21 မှာ Petty Cashier က သူ့ senior ဆီကနေ ပိုက်ဆံ 50,000 ရပါတယ် ဒါကို debit side ( cash received side ) မှာ စာရင်းသွင်းပါတယ် 😊

( ဒီတစ်ခေါက်တော့ Simple Petty Cash Book မှာလို T account မဆွဲပြတော့ပဲ လက်တွေ့ အပြင်မှာသုံးနေသလိုပဲ ဆွဲပြလိုက်ပါတယ် T account ကတော့ debit ဆိုရင်လဲ date, particular, Vr no,Amount စသဖြင့် credit side မှာဆိုလဲ အဲလိုပဲ အပြည့်အစုံ ဆွဲရမှာပါ )

နောက်တစ်ခု 01-10-21 နေ့မှာပဲ stationery ဝယ်လိုက်တာ 1,500 ကုန်သွားတယ် အသုံးစရိတ်ဖြစ်တဲ့ အတွက် credit side (Cash payment side ) မှာ စာရင်းသွင်းပါတယ် Simple Petty Cash Book နဲ့ မတူတာက expense တွေကို ခေါင်းစဥ်အလိုက် column တွေ ထပ်ခွဲထားတာပါပဲ simple မှာတော့ column တစ်ခုထဲ ပြုံထည့်ပါတယ် 😂

ဒါဆိုရှင်း သွားအောင် နောက် ဥပမာ တစ်ခု စာရင်းသွင်းပြပါမယ်
03-10-21 မှာ ပေတံတစ်ချောင်းဝယ်လိုက်တယ် 200 ကုန်တယ် ပေတံ ဆိုတာ stationery ဖြစ်တဲ့ အတွက် Stationery expense ခေါင်းစဥ်အောက် မှာပဲ စာရင်းသွင်း လိုက်ပါတယ် 😊

အဲဒီနေ့မှာပဲ ဝန်ထမ်းတစ်ယောက်က အလုပ်ကိ္စ္စသွားထားတဲ့ Taxi ခ စာရင်းတင်တယ် 5,000 ပေါ့ အဲတော့ Taxi ခပြန်ထုတ်ပေးတဲ့အခါ အသုံးစရိတ် ငွေထွက်တာ ဖြစ်လို့ credit side ရဲ့ Traveling expense ခေါင်းစဥ်အောက်ကို စာရင်းသွင်းပါတယ် 😊

Total payment column မှာ အဲနှစ်ခုကို ပေါင်းပြထားပါတယ် တစ်ကြောင်းစီ ( အပေါ်​ အောက် ) ခွဲပြလို့လဲ ရပါတယ်

05-10-21 မှာ ရုံးမှာ aircon ပျက်လို့ ခေါ်ပြင်လိုက်တယ် 10,000 ကုန်သွားတယ် အသုံးစရိတ် ဖြစ်လို့ credit side မှာ စာရင်းသွင်းတယ် Maintenance Expense ခေါင်းစဥ်အောက် သွား 👉

10-10-21 မှာ ဘောပင် တစ်ဘူးထပ်ဝယ်တယ် 2,000

21-10-21 မှာ ရုံးခန်း မီးခလုတ်တစ်ခု ပျက်လို့ ပြင်တယ် 3,000

စသဖြင့် သက်ဆိုင်ရာ ခေါင်းစဥ်အောက်ကို စာရင်းသွင်းပေးရတယ် လက်တွေ့မှာတော့ ခေါင်းစဥ်တွေ အများကြီးပေါ့ 😟

စာရင်းပိတ်တဲ့ အခါ အသုံးစရိတ် စုစုပေါင်း ကို ဝင်ငွေ စုစုစုပေါင်း ထဲက နှုတ်လိုက်ရင် လက်ကျန် 28,300 credit side ( cash payment) မှာ စာရင်းပိတ်လက်ကျန် အဖြစ်ပေါ်နေမယ် နောက် period အတွက် စာရင်းဖွင့် အဖြစ် debit side ( cash received) ဆွဲချ လိုက်ရုံပဲ 😊😊😊

ဒီလိုပုံစံက စာရင်းခေါင်းစဥ် တစ်ခုချင်းဆီ ခွဲထားပေးတဲ့ အတွက် senior ကို အများကြီး အထောက်အကူပေးပါတယ် simple မှာလို senior က အစအဆုံး စာရင်းပြန်ခွဲနေစရာ မလိုတော့ပါဘူး

တစ်ချို့ကျတော့လဲ simple petty cash book ပဲသုံးပြီး စာရင်းပိတ်တော့ မှ စာရင်းခေါင်းစဥ် ပြန်ခွဲပြီး Analytical Petty Cash book အဖြစ် စာရင်းရှင်း ကြတယ်

ကိုယ်အဆင်ပြေသလိုပေါ့ 😊😊😊

Petty Cash Book ( 4 )
----------------------------------
Types of Petty Cash Book

ဒီတစ်ခေါက်တော့ စာရင်းဆွဲတဲ့ ပုံစံတွေပြောပြပါမယ် 🙄 Petty Cash စာရင်းဆွဲတဲ့ ပုံစံ တွေက

(1) Simple Petty Cash Book
(2) Analytical Petty Cash Book

ဆိုပြီး နှစ်မျိုးရှိပါတယ် 😯😯🤔

ဆိုတော့ တစ်ခုချင်းဆီ ရှင်းပြပါရစေ 😊😊😊

နံပါတ်တစ် က 🙄🤔🤔

Simple Petty Cash Book
---------------------------------------

နာမည် အတိုင်းပဲ သူက ရိုးရှင်းပါတယ် main cash book လိုပဲ ပိုက်ဆံရတဲ့ အခါ debit side မှာ စာရင်းသွင်းပါတယ် အသုံးစရိတ်တွေ သုံးလို့ ငွေထွက်သွားရင် credit side မှာ စာရင်းသွင်းပါတယ်

အောက်က နမူနာ photo ကို ကြည့်ရင် 🤔🤔🤔

01-10-21 မှာ Petty Cashier က သူ့ senior ဆီကနေ ပိုက်ဆံ 50,000 ရပါတယ် ဒါကို debit side မှာ စာရင်းသွင်းပါတယ် 😊

နောက်တစ်ခု 01-10-21 နေ့မှာပဲ stationery ဝယ်လိုက်တာ 1,500 ကုန်သွားတယ် အသုံးစရိတ်ဖြစ်တဲ့ အတွက် credit side မှာ စာရင်းသွင်းပါတယ် Vr No ဆိုတဲ့ column က ဘောင်ချာနံပါတ် မှတ်ဖို့ပါ စာရင်းရှင်းတဲ့ အခါ ဘောင်ချာ နဲ့တကွ အပြည့်အစုံ ရှင်းရပါတယ် ဘောင်ချာ မှာ နံပါတ်စဥ်တပ်ပြီး မှတ်ထားတော့ ပြန်ကြည့်ရင် မြန်တာပေါ့ 😉

03-10-21 မှာ ဝန်ထမ်းတစ်ယောက်က အလုပ်ကိ္စ္စသွားထားတဲ့ Taxi ခ စာရင်းတင်တယ် 5,000 ပေါ့ အဲတော့ Taxi ခပြန်ထုတ်ပေးတဲ့အခါ အသုံးစရိတ် ငွေထွက်တာ ဖြစ်လို့ credit side မှာ စာရင်းသွင်းပါတယ် Traveling expense ပေါ့ 😊

05-10-21 မှာ ရုံးမှာ aircon ပျက်လို့ ခေါ်ပြင်လိုက်တယ် 10,000 ကုန်သွားတယ် အသုံးစရိတ် ဖြစ်လို့ credit side မှာ စာရင်းသွင်းတယ် Maintenance Expense ပေါ့ 😊

စာရင်းပိတ်တဲ့ အခါ အသုံးစရိတ် စုစုပေါင်း ကို ဝင်ငွေ စုစုစုပေါင်း ထဲက နှုတ်လိုက်ရင် လက်ကျန် 33,500 credit side မှာ စာရင်းပိတ်လက်ကျန် အဖြစ်ပေါ်နေမယ် နောက် period အတွက် စာရင်းဖွင့် အဖြစ် debit side ဆွဲချ လိုက်ရုံပဲ 😊😊😊

Petty Cash Book ( 3 )
--------------------------------
Imprest System 👇

အသုံးများဆုံးနဲ့ လက်တွေ့အကျဆုံး နည်းပါ 👍

ဒီ system မှာ chief or senior က Petty Cashier ကို အချိန်ကာလ တစ်ခုအတွက် ပုံသေ ငွေ amount တစ်ခု ကြိုထုတ် ပေးထားပါတယ်

( Petty Cashier ဆိုတာ Petty Cash Book စာရင်း ကိုင်တဲ့ သူကို ခေါ်တာပါ)

Ok ဒါဆို တစ်ခုပြောစရာ ရှိလာပါတယ် Fixed System နဲ့ ဘာကွာလို့လဲ 🙄

ကွာပါတယ် 😊

Imprest system မှာ ကြိုထုတ်ပေးထားတဲ့ ပိုက်ဆံက estimated amount ပါ လုပ်ငန်းမှာ တစ်လအတွင်း ဒါမှမဟုတ် တစ်ပတ်အတွင်း အသေးသုံး စရိတ် ဘယ်လောက်ရှိနိုင်လဲ ခန့်မှန်းရပါတယ် 😊

ဥပမာ ခရီးစရိတ်က တစ်ပတ်စာ ဘယ်လောက် ၊ ဆက်သွယ်ရေးစရိတ် ( ဖုန်းဘေ လိုမျိုး) က ဘယ်လောက် ၊ စာရေးကိရိယာက ဘယ်လောက် ခန့်မှန်းပြီး တကယ်ကုန်ကျနိုင်မယ့် ငွေကို Fixed amount တစ်ခု သတ်မှတ်ထားလိုက်တယ်

Cash Float လို့လဲ ခေါ်ကြတယ် 😊

အဲဒီ ပိုက်ဆံကို တစ်ပတ်စာ ကြိုထုတ်ပေးလိုက်တယ်ပေါ့

ဥပမာ တစ်သိန်း ထုတ်ပေးတယ်ဆိုပါစို့ 👌

Petty Cashier က အဲ တစ်သိန်း ကို ကိုင်ထားပြီး အသေးသုံးစရိတ်တွေကို သူ့ဆီကပဲ ထုတ်ပေးမယ် တစ်ပတ်ပြည့်ရင် စာရင်းချုပ်ပြီး senior ကိုပေးမယ်
စုစုပေါင်း ရှစ်သောင်း ဖိုး အသုံးစရိတ် ရှိတယ် နှစ်သောင်း လက်ကျန်ရှိမယ်ပေါ့ 🙃

senior က စာရင်းစစ်မယ်
ok ပြီဆို လက်ကျန် နှစ်သောင်းကို ရှစ်သောင်း ထပ်ဖြည့်ပြီး နောက်တစ်ပတ်အတွက် တစ်သိန်း ပေးလိုက်မယ် ဒီလို လည်ပတ်ပါတယ် 👍

ok ဒါဆို Imprest System က အကောင်းဆုံးပေါ့ 🤔🤔

😊 ဟုတ်ပါတယ်

Imprest System ကို သုံးတဲ့အတွက် 👇

Main Cash book ကိုင်တဲ့ Chief or Senior က အချိန်ကုန် အလုပ်ရှုပ် သက်သာသွားမယ် 😊

ထုတ်ပေးတဲ့ ပိုက်ဆံက တကယ်ကုန်ကျမယ့် စရိတ်ဖြစ်တဲ့ အတွက် Petty Cashier လက်ထဲမှာ ငွေလက်ကျန် များများ မထားဖြစ်တော့ဘူး အချိန်ကြာကြာ မထားဖြစ်တော့ဘူး ဒီတော့ အလွဲသုံးစားလုပ်တာမျိုးတွေလဲ နဲသွားမယ် 👍

စာရင်း ကိုလဲ သတ်မှတ်ထားတဲ့ ကာလ ပြည့်တာနဲ့ ပုံမှန် ပေးရတဲ့ အတွက် senior က အမှားတွေ စစ်ရတာ လွယ်ကူမယ် ( သူနိုင်သလောက် ကာလ သတ်မှတ်ထားလို့ရတယ်လေ 😄)

Petty Cashier တွေ အနေနဲ့လဲ ပိုက်ဆံ ကို ဘယ်လို စီမံခန့်ခွဲမလဲ ကိုင်တွယ်မလဲ တာဝန်ယူမလဲ ဆိုတာတွေ အတွေ့အကြုံ ရမယ် 😮😊😊

ဒါဆို Petty Cash Book အတွက် Maintaining System တွေကိုတော့ သိသွားပါပြီ 🙃

ဒါပေမယ့် Petty Cash စာရင်းတွေ ဘယ်လို ဆွဲရမလဲ Format တွေရှိလား 🙄🤔🤔

ရှိတာပေါ့ နောက်တစ်ပိုင်းမှာ ပြောပြမယ်လေ 😊😊😊