Make Day

Is AI het wondermiddel dat al onze problemen oplost?

Open je LinkedIn- of Instagram For You-pagina en AI-oplossingen vliegen je van alle kanten om de oren. AI wordt gepromoot als hét middel om al je problemen op te lossen: het helpt om dingen sneller en beter te doen. Maar vooral: het verlaagt tijdsdruk en “removes the boring”, zoals wij altijd zeggen.

Voor de gemeente Den Haag werken strategen Eefje, Helen en Mick aan verschillende AI-use cases. Voor schuldhulpverlening hebben we onlangs de testfase afgerond.

De hypothese vooraf: door AI in te zetten voor transcriberen en samenvatten besparen we tijd, waardoor medewerkers meer gesprekken per dag kunnen voeren.

Los van het feit dat deze hypothese nog veel vragen en uitdagingen kent, delen we graag twee inzichten:

𝐀𝐈 𝐡𝐞𝐞𝐟𝐭 𝐢𝐦𝐩𝐚𝐜𝐭 𝐨𝐩 𝐣𝐞 𝐠𝐞𝐡𝐞𝐥𝐞 𝐩𝐫𝐨𝐜𝐞𝐬.
AI is niet enkel een nieuwe laag op je proces maar heeft impact op je gehele proces. Je kan het dus inpassen in een bestaand proces, maar de échte waarde voor medewerkers en cliënten ontstaat pas als je AI meeneemt in het procesontwerp. AI vraagt om een kritische blik op taken: wat verandert, wat verdwijnt en wat komt erbij? Pas daarna kijk je naar welke processtappen mee moeten bewegen. AI by design dus.

𝐃𝐞 𝐭𝐨𝐞𝐠𝐞𝐯𝐨𝐞𝐠𝐝𝐞 𝐰𝐚𝐚𝐫𝐝𝐞 𝐯𝐚𝐧 𝐀𝐈 𝐨𝐧𝐭𝐬𝐭𝐚𝐚𝐭 𝐧𝐢𝐞𝐭 𝐝𝐢𝐫𝐞𝐜𝐭, 𝐦𝐚𝐚𝐫 𝐠𝐫𝐨𝐞𝐢𝐭 𝐨𝐯𝐞𝐫 𝐭𝐢𝐣𝐝.
Een AI is geen kant-en-klare oplossing, maar iets dat je moet leren kennen en trainen net als een nieuwe collega. Waar medewerkers het proces menselijk maken, is nuance in samenvattingen cruciaal. Die nuance begrijpt een AI niet vanzelf. Dat vraagt om begeleiding, feedback en herhaling. Pas dan wordt AI echt ondersteunend in plaats van alleen efficiënt. Maar de stap naar AI moet je wel een keer nemen om de AI te trainen.

AI is dus geen vervanging en vraagt om een herontwerp van processen. Maar het kan wél zorgen voor meer rust, overzicht en consistentere verslaglegging.

Benieuwd hoe we dit proces hebben aangepakt? Eefje en Helen gaan er graag over in gesprek!

Wat als informatie vinden en verwerken wél makkelijk was? 👀

Eefje, Mick en Helen zijn gestart met de tweede use case voor het Digitaal Innovatielab van de gemeente Den Haag! In deze case werken we samen met OCW, met een specifieke focus op het proces van Veilig Thuis. We onderzoeken hoe AI kan helpen bij het makkelijker doorzoeken, samenvatten en vinden van informatie.

Net als bij SZW begonnen we ook hier met een probleemanalyse sessie. We doken samen in de vraag: Waarom kost het zoveel tijd om interne en externe bronnen te vinden, doorzoeken en samen te vatten binnen het Veilig Thuis-proces?

Om dat goed te begrijpen, volgden we stap voor stap de medewerkerreis: van melding tot afsluiting van een casus. In twee groepen analyseerden we het proces grondig. Zo kregen we scherp waar de knelpunten zitten, waar kansen liggen voor AI én waar juist traditionele procesverbeteringen nodig zijn.

Altijd waardevol, zo’n sessie en vaak een echte blikopener. Voor ons, maar ook voor medewerkers die niet dagelijks in het primaire proces werken.

Waar we met SZW inmiddels een testopzet hebben staan, gaan we bij OCW nu verder richting ideevorming. In deze fase verdiepen we ons onder andere in kritieke aannames en droomscenario’s.

👉 Benieuwd naar het proces of de lessen die we hieruit trekken? We praten er graag verder over door, stuur vooral een berichtje of volg ons om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen!