Morawski & Partners

🔍 Czy po zakończeniu umowy można dalej przetwarzać dane osobowe klienta?

To pytanie zyskało na aktualności po niedawnym wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 lutego 2025 r. (sygn. III OSK 6553/21). Sprawa dotyczyła spółki zajmującej się wynajmem samochodów, która – już po zakończeniu umowy – nadal przetwarzała dane najemcy. Motywowała to chęcią ewentualnego dochodzenia roszczeń. Problem w tym, że… żadne roszczenia się nie pojawiły.

📄 Sąd nie miał wątpliwości – skoro umowa została prawidłowo wykonana, a stan techniczny pojazdu nie budził zastrzeżeń w momencie jego zwrotu, to dalsze przetwarzanie danych klienta nie miało już podstawy prawnej.

👉 NSA wyraźnie podkreślił:
✔ Przesłanka prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) wymaga realnej potrzeby, nie hipotetycznego zagrożenia;
✔ Po zakończeniu umowy możliwe jest bardzo krótkie, uzasadnione przetwarzanie danych – np. w celu weryfikacji stanu rzeczy; niedopuszczalne jest długoterminowe przetwarzanie „na wszelki wypadek”;
✔ Brak konkretnych roszczeń = brak podstawy do dalszego przetwarzania.

💡 Ten wyrok stanowi ważny drogowskaz nie tylko dla branży najmu, ale dla każdego administratora danych. Warto zadać sobie pytanie: czy rzeczywiście mam podstawę prawną do dalszego przechowywania danych po wygaśnięciu umowy?

🔐 Co z tego wynika dla administratorów danych?
➡ Przetwarzanie danych po zakończeniu relacji umownej powinno być wyjątkowe i dobrze uzasadnione.
➡ Przesłanka „uzasadnionego interesu” musi być realna, a nie abstrakcyjna.
➡ Odpowiedzialna polityka retencyjna, oparta na analizie ryzyka i rzeczywistych potrzebach, to dziś podstawa zgodności z RODO.

W praktyce oznacza to konieczność:
🔹 dokładnego określenia i udokumentowania celów przetwarzania,
🔹 przemyślanej polityki retencji danych,
🔹 i świadomego zarządzania ryzykiem regulacyjnym.

📬 Chcesz upewnić się, że Twoja organizacja działa zgodnie z RODO? Skontaktuj się z nami – pomagamy przełożyć prawo na praktyczne rozwiązania.